Qué debe llevar toda cotización de limpieza (y qué dejar fuera)

Una cotización de limpieza hace dos trabajos, y casi todas están hechas solo para el primero.

El primer trabajo es ganar la obra: ser clara, verse profesional, llegar rápido. El segundo ocurre semanas después, cuando alguien dice "yo pensé que las ventanas estaban incluidas". Una cotización que gana el trabajo pero no puede zanjar esa conversación no está terminada: nada más no la han puesto a prueba.

Aquí está la lista. Once puntos; ninguno toma mucho.

1. Quién eres, de forma verificable

Nombre del negocio, teléfono, correo, dirección y tus números de licencia o seguro si tu estado o tu tipo de cliente los espera. Los administradores de propiedades archivan cotizaciones para compararlas; la tuya debe poder identificarse tres meses después sin buscar el correo.

2. Un número de cotización y una fecha

No son adorno. El número es cómo el cliente se refiere al documento, cómo tú lo encuentras y cómo una factura se amarra con lo acordado. La fecha es el ancla de todo lo de vigencia.

3. La propiedad, no solo el cliente

La dirección del servicio, el tipo de propiedad y el tamaño con el que cotizaste: metros cuadrados, número de recámaras y baños, pisos u oficinas. Es la línea más útil cuando un trabajo resulta distinto de lo cotizado: tú cotizaste 3 recámaras, 2 baños, 165 m², y a lo que llegaste no era eso.

4. El tipo de limpieza, con su nombre

Estándar, profunda, de mudanza, post-obra, comercial recurrente. Estas palabras significan cosas distintas para cada persona, que es justo por lo que existe el punto siguiente.

5. El alcance, cuarto por cuarto y tarea por tarea

El corazón del asunto. No "limpieza de toda la casa", sino los cuartos reales y las tareas reales:

Cocina — cubiertas y frentes de gabinete, tarja y llaves, exterior de electrodomésticos, interior del microondas, piso aspirado y trapeado, sacar basura

Baños (2) — regadera y tina talladas, inodoro, lavabo y cubierta, espejos, piso, accesorios

Por dos razones. Es la única manera de que un cliente compare tu oferta con una más barata de forma honesta, y es el documento que responde "¿eso estaba incluido?" sin que intervenga la memoria de nadie.

6. Las exclusiones, dichas en voz alta

Todo lo que una persona normal podría suponer razonablemente que está incluido y no lo está. Por lo general: interior del horno y del refrigerador, ventanas por dentro y por fuera, persianas, paredes, cochera, balcón, ropa, trastes, desechos de mascotas, material biológico, mover muebles, cualquier cosa arriba de una escalera de dos peldaños.

Escribirlas se siente negativo. No lo es: es el párrafo de mayor valor de la página, y el cliente que quiere esas cosas ya sabe que tiene que pedirlas.

7. El precio, desglosado

Subtotal, cargos (traslado, insumos, recargo de primera visita), descuentos, impuesto y total. Un solo número indiferenciado invita a la sospecha; un desglose invita a preguntas que sí puedes responder.

Si el trabajo es recurrente y está cotizado por visita, pon el menú de frecuencias en la cotización: única vez, semanal, cada dos semanas, mensual, cada una con su precio por visita. Los clientes que ven la tarifa semanal junto a la de una sola vez se convencen solos de la semanal con sorprendente frecuencia. Un contrato comercial es otro documento —un monto mensual, con cada línea de tarea llevando su propia frecuencia— y ahí el menú no va.

8. Tamaño de la cuadrilla y tiempo en sitio

"Dos personas, aproximadamente 3.5 horas". Fija las expectativas del día y justifica el precio sin hacer ruido: el cliente no está comprando un número misterioso, está comprando siete horas de trabajo.

9. Qué pasa si el trabajo no es lo que te contaron

Una frase: El precio supone condición estándar según lo descrito. Suciedad o alcance adicionales significativos se recotizan antes de empezar. Esa línea, junto con las exclusiones de arriba, evita más pleitos que todo lo demás de la página junto.

10. Vigencia, condiciones y cómo decir que sí

• Válida hasta una fecha real: 14 o 30 días. Los precios se mueven; una cotización sin vencimiento es una responsabilidad sin vencimiento.
• Condiciones de pago: al terminar, a 15 días, anticipo para trabajos grandes de una sola vez, formas de pago aceptadas.
• Política de cancelación: tu ventana de aviso y el cargo por no poder entrar o por cancelar el mismo día.
• Una forma de aceptar en un toque. Cada paso extra entre el "sí" y el sí te cuesta trabajos, sobre todo frente a un competidor cuya cotización se acepta desde el teléfono en la hora de la comida.

11. Nada más

Deja fuera tu tarifa por hora interna, los sueldos de tu personal, el conteo de minutos por tarea y las disculpas preventivas. Deja fuera el muro de tres páginas de términos para una casa de $220. La cotización debe leerse en el teléfono en menos de un minuto y ser lo bastante completa para zanjar una discusión.

La versión que además llega a tiempo

Cada punto de arriba es la diferencia entre una cotización y un recibo de discusión —y escribirlo todo a mano, esta noche, para seis propiedades, es la razón por la que tantas cotizaciones salen como un número en un mensaje de texto—.

BlastoClean arma este documento como subproducto de estimar. Marcar tareas durante el recorrido produce el alcance cuarto por cuarto del punto 5, porque el alcance es la estimación. Los cargos, el descuento y el impuesto son líneas separadas por construcción. El tamaño de cuadrilla que pongas imprime el tiempo en sitio. Las opciones de frecuencia se dibujan como el menú del punto 7. Tu logo, tu tasa de impuesto, tu numeración de cotizaciones y tu ventana de vigencia salen de la configuración de tu empresa, así que el punto 2 y la fecha de validez del punto 10 están en cada cotización sin volver a escribirse —el texto de pago y cancelación lo redactas tú, y las cotizaciones comerciales tienen su propia tarjeta de condiciones de contrato (duración, renovación automática, escalamiento anual y aviso de cancelación)—.

Después sale como enlace privado —correo, PDF con tu marca, o mensaje de texto si estás en Pro o Business y ese número dio su consentimiento— y el cliente acepta en un toque sin crear cuenta, eligiendo su frecuencia de visitas al hacerlo. Activa las firmas cuando un trabajo pida más que un clic y aceptar le pedirá escribir su nombre y marcar que está de acuerdo, con el trazo como la parte opcional, para que un trackpad duro nunca te cueste la aceptación. Activa los recordatorios automáticos y a quien se quede callado le llega un aviso después de los días que elegiste, más una advertencia antes de que la cotización venza. Y te enteras en el momento en que la abren.

Escribe bien la cotización una vez. Va a seguir haciendo su trabajo mucho después de que el trabajo termine.