Órdenes de cambio: cobrar el trabajo extra

Una orden de cambio es un trabajo, en una fecha, a un precio: la inundación, la mudanza, la alfombra que nadie tenía prevista. Al enviarla, el cliente recibe un enlace de aprobación de una sola página, sin cuenta y sin PDF que firmar; su nombre y la hora quedan registrados. El trabajo aprobado se suma a la factura consolidada de ese mes como su propia línea, con el mismo impuesto que las visitas, salvo que la hayas marcado exenta. Son para clientes comerciales con facturación consolidada, porque el extra viaja en una factura que ya existe.

El trabajo extra es por donde se fuga el dinero en la limpieza comercial. No porque no se haga —el equipo lo hace, casi siempre la misma noche en que alguien lo pide— sino porque nadie lo cobra. Se acuerda en un pasillo, lo recuerda una sola persona, y se absorbe.

Una orden de cambio es el documento más pequeño que arregla eso: un trabajo, en una fecha, a un precio, con la aprobación del cliente adjunta.

Qué es, y qué no

Es una sola pieza de trabajo extra sobre un contrato que ya existe. La descarga de los rociadores en el tercer piso. La oficina que hay que limpiar después de que se muda un inquilino. El pulido que alguien quiere hacer en fin de semana.

Deliberadamente no es algo recurrente. El trabajo que ocurre cada semana no es extra: es un cambio al alcance, y le corresponde estar en la agenda y en la cotización. Si te encuentras levantando la misma orden de cambio cada mes, lo que hay que editar es el contrato.

Además solo suma. El dinero que va en sentido contrario es una nota de crédito sobre una factura, que es otro documento con otras reglas de aprobación.

Cómo levantarla

Órdenes de cambio en el menú, y luego Levantar una orden de cambio. Eliges el cliente y, cuando tiene más de un edificio, el sitio. Después:

Cuál es el trabajo. Un título que el cliente reconozca en una factura dentro de un mes, y una descripción con el detalle suficiente para zanjar una discusión.
El precio, como una sola cifra. Una orden de cambio no se desglosa: es un número al que el cliente dice sí o no.
Si lleva impuesto. La limpieza extra se grava como la limpieza, así que sigue tu tasa habitual, pero un extra realmente exento puede marcarse así.
La fecha de servicio: cuándo se espera hacer el trabajo.

Recibe su propio número, CO-2026-000001, en su propia secuencia. Está separada de la numeración de cotizaciones a propósito: un cliente que lee "CO-14" junto a "Q-14" en el mismo estado de cuenta no debería tener que averiguar cuál es cuál.

Mientras es borrador puedes editarla con libertad. Una vez enviada, el contenido queda fijo: el cliente está mirando una página que tiene que seguir diciendo lo que decía cuando la leyó.

La aprobación

Al enviarla, el cliente recibe un enlace a una sola página: cuál es el trabajo, cuánto cuesta, y un botón. Sin cuenta, sin contraseña, sin un PDF que imprimir, firmar y escanear de vuelta. Funciona en el teléfono, que es donde un jefe de mantenimiento la va a leer.

Cuando aprueba, quedan registrados su nombre y el momento en que lo hizo. Ese es el respaldo que te hacía falta y que, si venías acordando extras en pasillos, nunca tuviste. También puede rechazarla, con un motivo, y eso igual sirve: "esto lo cubre el arrendador" es la clase de cosa que resulta útil tres meses después.

También puedes retirar una orden que ya enviaste, si el trabajo se cae.

Los estados que verás en la lista:

Estado	Qué significa
Borrador	Tuya, aún editable, nadie la ha visto
Esperando al cliente	Enviada; el enlace de aprobación está activo
Aprobada	Dijeron que sí, con nombre y hora
Rechazada	Dijeron que no, casi siempre con un motivo
Retirada	La retiraste antes de que se decidiera

Cómo se factura

Una orden de cambio aprobada se suma a la factura de ese mes para el cliente, como su propia línea, junto a las visitas. Una gravable lleva el mismo impuesto que las visitas; una que marcaste exenta al levantarla sigue sin impuesto, aunque las visitas de esa misma factura sí lo lleven. Nada se inventa y nada se absorbe en silencio: el extra se convierte en una línea más de una cuenta que ya iban a pagar, que es todo lo que debió ser siempre.

Por eso mismo las órdenes de cambio son para clientes comerciales con facturación consolidada. La factura mensual es lo único que las cobra, así que un cliente al que se le factura por visita no tiene en qué llevar el extra. Cambia primero al cliente a facturación consolidada, en su ficha, y aparece la opción.

Por la misma razón, tu empresa tiene que hacer trabajo comercial: modo de servicio comercial o ambos en Modo de limpieza comercial. Una orden de cambio existe porque ya hay un contrato vigente.

Dónde mirar

La lista de Órdenes de cambio, filtrada por estado, es el panorama completo.
La ficha del cliente muestra las suyas, para ver cuánto ha costado un edificio más allá del contrato.
La factura del mes muestra las aprobadas como líneas, que es donde el dinero realmente llega.