Modo de limpieza comercial

BlastoClean sirve a empresas de limpieza residencial y comercial, y la diferencia entre ambas no es cosmética: un contrato de limpieza comercial tiene frecuencias, términos de acuerdo y facturación a plazos que una limpieza semanal de una casa nunca necesita. Por eso la maquinaria comercial se activa donde aplica, en lugar de estorbar en todos los presupuestos.

Elegir qué tipo de trabajo hace

En Configuración → Datos de la empresa, defina qué trabajo hace su empresa: residencial, comercial o ambos. El trabajo comercial desbloquea todo lo de abajo en los presupuestos comerciales.

Una empresa que hace ambos elige por presupuesto. La elección viene por defecto del tipo de propiedad (una oficina, un local comercial o un consultorio médico empieza como presupuesto comercial), y puede cambiarla en cualquier presupuesto. La configuración de la empresa en general se explica en Configurar su empresa.

Empiece con un trabajo común

Un presupuesto de negocio puede empezar con un trabajo común, en vez de una página en blanco. Puede cambiar cualquier cosa que rellene. La cotización medida, más abajo, sigue ahí cuando el edificio la necesita.

En la web los cuatro son Oficina, Consultorio, Tienda y Mudanza. Elegir uno llena las habitaciones, las tareas, cada cuánto va, cuántas visitas por semana, si pagan por mes o por visita, y el acuerdo. Si el presupuesto ya tiene habitaciones, la app pregunta antes de reemplazarlas. Vea Construir un presupuesto.

En el móvil los cuatro son Oficina, Consultorio, Tienda y Después de una obra o una mudanza. Solo se ven mientras el presupuesto no tiene habitaciones. Elegir uno llena las áreas, las tareas, cada cuánto y el acuerdo. Un segundo toque no vuelve a añadir las habitaciones. Vea Presupuestar desde el móvil.

Cotizar por pie cuadrado

Una casa se estima cuarto por cuarto, a partir de minutos que alguien decidió: el baño principal toma veinte. Un edificio comercial no, y nunca fue así. Se mide, y se tarifa a partir de rendimientos de producción: la aritmética que publican las tablas de tiempos de la ISSA, la misma con la que un jefe de mantenimiento va a revisar su propuesta, y la razón por la que dos estimadores que recorren el mismo edificio llegan a cifras casi idénticas.

En un presupuesto comercial, el paso de áreas pide lo que un estimador realmente trae de un recorrido:

• Pies cuadrados, en el área misma. Doce mil pies cuadrados de oficina abierta se escriben una vez. Cada tarea medida sobre ese piso hereda la cifra, así que corregir una medida mal capturada corrige todo el presupuesto, en lugar de once líneas de tarea una por una.
• Tipo de piso: alfombra, vinílico, duro, concreto o mixto. Defina los rendimientos que se le ofrecen de inicio, se imprime en la especificación, y le dice al equipo qué subir a la camioneta.

Cada tarea lleva entonces el rendimiento al que avanza: aspirar alfombra abierta a unos 3,000 pies cuadrados por hora, vaciar botes a 12,000. Los minutos se derivan, no se escriben. Cambie el rendimiento y el tiempo lo sigue, que es lo que impide que un presupuesto se contradiga a sí mismo; y puede bajar un rendimiento donde el trabajo lo amerite, porque aspirar al detalle entre muebles avanza más o menos a la mitad que una aspiradora vertical sobre un piso despejado.

Los sanitarios son la excepción que el oficio ya conoce, y la app la respeta: se tarifan por mueble, no por metro. Un sanitario de 400 pies cuadrados con doce muebles no es el mismo trabajo que uno con tres, y ningún rendimiento por superficie los distingue. Cuenta los inodoros, mingitorios y lavabos y el sanitario se tarifa a partir de eso.

Las áreas que la app no puede medir, lo que aún no ha recorrido, simplemente se tarifan en cero hasta que alguien escriba una cifra real. Es deliberado: un área sin medir se ve distinta de un área que no toma tiempo.

Puede bosquejar un área en el navegador antes de abrir una cotización. La calculadora gratis de licitación de limpieza comercial usa un solo total de pies cuadrados, una sola velocidad y lo que usted paga por hora, y marca sus números iniciales como ejemplos que debe cambiar. La cotización en la app sigue siendo la hoja de especificaciones: cada tarea tiene su propio rendimiento y su propia frecuencia.

Frecuencias en el alcance del trabajo

En un presupuesto comercial, cada línea de tarea lleva una frecuencia: cada visita, semanal, quincenal, mensual o trimestral. Un solo contrato puede decir entonces basura y aseos cada visita, moqueta cada semana, limpieza en altura cada mes y decapado y encerado trimestral, sin partirse en presupuestos separados.

El presupuesto lo tarifa como un importe mensual: usted elige las visitas por semana y el mes se calcula con los mismos tiempos de tarea, multiplicadores y tarifa por hora que cualquier otro presupuesto (consulte Precios de un presupuesto). El presupuesto que ve el cliente presenta el alcance como una hoja de especificaciones agrupada por frecuencia, de modo que lo que se hace cada visita, lo semanal y lo trimestral se leen cada uno como su propio bloque.

Cuando el presupuesto se reserva, cada orden de trabajo lista las tareas de cada visita como la lista de esta noche, y las tareas periódicas (semanales, quincenales, mensuales o trimestrales), etiquetadas con su frecuencia. Esas etiquetas impresas no eligen una noche para el equipo. Las listas digitales son distintas: sus reglas de frecuencia seleccionan las tareas que corresponden y conservan esa decisión en la visita. Consulte Listas digitales.

La reserva usa la misma programación que cualquier otro presupuesto. Un trabajo semanal que viene más de una vez por semana es un solo horario con esos días, no un horario aparte por cada día. Cada visita lleva su parte del mes: el total mensual × 12 ÷ 52 ÷ visitas por semana. La factura consolidada suma después las visitas realmente completadas del mes, así que un mes con cinco lunes factura un poco más que uno con cuatro. A lo largo del año promedia el importe mensual presupuestado.

Términos de contrato

El editor de presupuestos comerciales tiene una tarjeta de términos de contrato: duración del contrato en meses, renovación automática, un porcentaje de subida anual de precio y un plazo de preaviso de cancelación. Los términos se imprimen en el presupuesto que el cliente acepta y acompañan a la programación cuando el presupuesto se reserva.

Dos de ellos siguen trabajando después de la firma:

• La renovación. El panel le avisa cuando un contrato se acerca a su fecha de renovación, para que la conversación ocurra antes de la fecha y no después.
• La subida. El incremento anual se aplica con el mismo flujo de cambio de precio con fecha que cualquier otra subida: el importe nuevo entra en vigor en su fecha y las visitas anteriores conservan el precio viejo. Una diferencia: en la subida de un contrato al cliente se le envía siempre un correo antes de que el cambio entre en vigor. La opción de avisar o no al cliente se aplica solo a los cambios de precio que programa a mano.

Plazos de pago, órdenes de compra y facturas mensuales

En la ficha del cliente, un cliente puede tener plazos de pago (a 30 días, por ejemplo) y un número de orden de compra. Las facturas de ese cliente reciben entonces fecha de vencimiento, y el número de orden de compra viaja con ellas.

Un cliente también puede cambiarse a facturación mensual consolidada: una factura que cubre las visitas completadas del mes, en lugar de una factura por visita. Los demás clientes no se ven afectados: los residenciales conservan su cobro por visita. La facturación en general se explica en Facturas y pagos.

Para vigilar qué está haciendo todo esto con su caja, el informe Dinero por cobrar en Informes agrupa todo lo que se debe por antigüedad en 0 a 7, 8 a 30, 31 a 60 y más de 60 días. Los días se cuentan desde el vencimiento de la factura cuando el cliente tiene plazos de pago, y desde la visita completada en caso contrario. Está junto a los demás informes descritos en El panel y los informes.

Prueba de servicio

El trabajo comercial ocurre en edificios vacíos, así que el registro de la visita lleva su propia evidencia. El personal marca entrada y salida de una visita desde la app móvil, con GPS: la oficina ve las horas de llegada y salida y si el equipo estuvo en el sitio, como una distancia a la propiedad.

Si nadie ha marcado entrada pasados los minutos que defina desde el inicio programado de una visita, el propietario recibe una alerta de limpieza no iniciada, para que una visita saltada se descubra esa misma noche y no cuando llame el cliente.

Marcar entrada nunca se rechaza por la distancia. Si además quiere que cada persona asignada haya marcado entrada antes de cerrar una visita, active Exigir que el personal asignado registre su entrada antes de completar las visitas; consulte Programar una visita. Comprueba que exista una entrada marcada, no dónde se marcó: la distancia sigue siendo la forma de ver quién estuvo en el sitio.

Marcar la salida registra los minutos reales de la visita, que alimentan el informe de estimado frente a real. La visita en sí, y la app desde la que el equipo hace todo esto, se explican en La app móvil.