Programar una visita

En Starter y superiores, un presupuesto aceptado no es el final de nada. Es un trabajo que ahora tiene que ocurrir un martes concreto, con personas concretas. En Gratis, decir que sí no reserva una visita: usted reserva el trabajo, uno a la vez, como explica más abajo la sección sobre Gratis.

Solicitudes de clientes

Por defecto, el cliente que acepta un presupuesto solicita una hora preferida. No queda reservada hasta su aprobación. Revisar hora solicitada abre la solicitud en la web y en la app móvil. Puede aprobar esa hora o elegir otra. La reserva instantánea opcional comprueba toda la visita contra el horario laboral y las reservas existentes.

Vea Aceptación en línea y firmas.

Reservar

Desde un presupuesto, Aceptar y reservar registra el sí y pone la primera visita en el calendario. Si el presupuesto ya está aceptado, el botón es Reservar este trabajo. Si hay una solicitud, la caja muestra la fecha y hora solicitadas; si no, empieza en mañana a las 9:00. Revise o cambie el día y la hora, y confirme.

En Starter y superiores, el cuadro también muestra hasta tres Limpiadores sugeridos, cada uno con un día y una hora. Al elegir uno se completan el día y la hora, y ese limpiador queda asignado al reservar; nada se asigna automáticamente. Una reserva semanal hecha así aparta el horario del limpiador para las próximas 12 visitas. Consulte Limpiadores sugeridos al reservar un trabajo.

La duración son los minutos de las tareas divididos entre el tamaño del equipo. Un trabajo de seis horas para un equipo de tres reserva las dos horas que el equipo está realmente ahí.

Las visitas siguientes siguen lo que dice el presupuesto. Un trabajo semanal que viene más de una vez por semana es un solo horario con esos días, no varios horarios. Una vez al mes reserva ese día del mes. Vea Programaciones periódicas.

Nada puede reservarse encima de otra cosa. Si ese primer día se cruza con otra visita, el presupuesto sigue aceptado y elige otro día. Un presupuesto que ya está en el calendario no se reserva otra vez. Las visitas seguidas, sin hueco, están bien. La comprobación es de cruce, no de un hueco entre trabajos.

En Gratis: un trabajo a la vez

Gratis no tiene calendario. Un presupuesto aprobado de una sola vez muestra en su lugar una tarjeta del trabajo, con tres pasos:

• Reservarlo. Elija el día y la hora de inicio, y una duración si lo desea. Su cliente recibe un correo de confirmación cuando tiene una dirección. Cambiar y Cancelar el trabajo funcionan hasta que el trabajo está terminado, y su cliente recibe un correo con cada uno.
• Hacer el trabajo. Toque Marcar como completado cuando esté terminado.
• Cobrar. Envíe un enlace de pago desde su propia cuenta de Stripe, o registre efectivo, un cheque u otro tipo. Cualquiera de los dos cobra el saldo completo.

Un presupuesto que se repite no es un trabajo único: las visitas repetidas vienen con Starter. Cuando un trabajo está terminado, Reservar de nuevo lo copia para una visita más, con el siguiente número de presupuesto. Si no se agregó nada, el precio no subió y la aprobación tiene menos de un año, al reservar la copia se mantiene esa aprobación. Si no, la copia va a su cliente para que la apruebe. Cada trabajo reservado aparece en la lista Trabajos reservados de la página de presupuestos, los más próximos primero.

Algunas cosas que conviene saber sobre la tarjeta del trabajo:

• Correos al cliente. Reservar, cambiar o cancelar el trabajo le envía un correo a su cliente. Cuando la visita tiene un contacto del sitio, el correo le llega a esa persona. Si el correo no salió, la tarjeta lo dice, por ejemplo: "Reservado, pero el correo de confirmación no salió. Avísele a su cliente usted mismo."
• La duración. Si borra la duración en Cambiar, la visita vuelve a la estimación del presupuesto.
• Nada que cobrar. Un trabajo con precio cero dice No hay nada que cobrar en este trabajo. No tiene enlace de pago ni pago que registrar.
• Dinero pagado antes de reservar. Un pago registrado en el presupuesto antes de reservar cuenta para el trabajo, y la tarjeta muestra lo que falta. Con el trabajo reservado o terminado, la tarjeta Pagos del presupuesto muestra ese dinero como pagado para el trabajo, y el trabajo cobra el resto.
• Reembolsos. Para devolver un pago, reembólselo en la tarjeta del trabajo. Funciona si el trabajo está reservado, terminado o cancelado. Un trabajo cancelado que aún tiene dinero conserva su tarjeta, y su reembolso, aunque usted revise el presupuesto.
• Permisos. Reservar de nuevo requiere permiso para editar presupuestos. Reservar la copia requiere permiso para programar.

La semana

La agenda muestra una semana cada vez, con el estado de cada visita y el de su cobro en la fila. Puede filtrarla por la semana de una persona, o por el trabajo que aún no tiene a nadie asignado.

Qué puede hacerle a una visita

Abrir una visita le da la lista de trabajo, el panel de dinero y todas las acciones:

Acción	Qué significa
Confirmar	El cliente ha confirmado que estará
Reprogramar	Moverla, contra la semana libre/ocupada del equipo
Completar	Hecha, y aquí es donde registra los minutos reales. Si su empresa exige entradas, cada persona asignada marca entrada antes
Ausencia	No había nadie
Cancelar	No va a ocurrir. El cargo tardío, el aviso a la oficina y el horario libre están en Cómo manejar las cancelaciones
Reasignar	Cambiar quién va; la primera persona es la responsable. En un calendario que se repite, pregunta si el cambio es para esta visita o para todas las visitas futuras

Registrar los minutos reales al completar una visita merece esos cinco segundos. Es lo que alimenta la comparación entre estimado y real del panel, y lo que permite a la app sugerir después mejores tiempos de tarea. Consulte Su biblioteca de habitaciones y tareas.

Su empresa puede exigir que se marque entrada antes de completar una visita. Está desactivado de forma predeterminada y disponible en Starter y superiores. En Configuración → Recordatorios de citas, en Control horario, marque Exigir que el personal asignado registre su entrada antes de completar las visitas. Se aplica a toda la empresa: asigne personal activo a cada visita, y cada persona asignada necesita una entrada registrada antes de que la visita se pueda completar. Una visita sin nadie asignado se rechaza pidiendo que asigne personal activo y registre sus entradas. Una visita en la que alguien no ha marcado entrada se rechaza hasta que cada persona activa asignada tenga una entrada registrada. Una cuenta desactivada o eliminada no detiene una visita. El ajuste no envía recordatorios al personal ni cambia la nómina, y marcar entrada sigue sin rechazarse nunca por la distancia a la propiedad. El personal ve el requisito en la visita en Mis trabajos y en el control horario de la visita en el teléfono.

Una visita en la que el cliente ha pedido otra hora muestra su mensaje directamente encima, para que la oficina responda a una persona y no a un estado. Para revisar todas las solicitudes abiertas a la vez, abra Solicitudes de cambio desde la lista de requiere atención del panel (o vaya a /schedule/change-requests). Cada solicitud se puede mover a la hora del cliente (si eligió una), mantener como está reservada o mover a otra hora.

La dirección de una visita es un enlace. Al pulsarla se abre en un mapa (Apple Maps en un iPhone, un iPad o un Mac, Google Maps en el resto), así que llegar a un trabajo es un clic en lugar de copiar y pegar. Lo mismo vale para la dirección de una cotización, la de la propiedad de un cliente y la de un prospecto, tanto en el navegador como en el móvil; consulte La agenda en su móvil.

Desde el móvil

Todas esas acciones están también en el móvil, junto con el enlace de confirmación del cliente para copiarlo y el panel de dinero para cobrar en la puerta. Consulte La agenda en el móvil y Cobrar en persona.

Se cuida sola

El programador se ejecuta cada quince minutos, y cada paso que da puede repetirse sin daño. Un tropiezo retrasa algo; nunca pierde una visita.

Vistas y filtros de la agenda

En la web, elija Lista, Semana, Mes o Mapa. Lista, Semana y Mes pueden recordarse en ese navegador; Mapa se abre cuando lo elige. Un enlace a una visita abre esa visita.

Los filtros de persona, sin asignar, equipo flexible y color limitan las fechas cargadas. El color activo sigue visible aunque cierre la leyenda. Borrar filtros restablece juntos persona, equipo flexible y color. Si no hay visitas, revise filtros y fechas antes de reservar. Reintentar un fallo temporal conserva esas opciones.