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Cómo manejar las cancelaciones
Web y móvil3 min de lecturaActualicedo
Usted define el plazo de aviso y el cargo. Una persona cobra la tarjeta guardada o condona el cargo, y la aplicación nunca cobra sola. Los propietarios y los gerentes se enteran cuando se cancela una visita.
Cuando una visita no va a ocurrir, pueden pasar tres cosas. Puede cobrar un cargo tardío, condonarlo o cancelar y dejar el cargo en espera para que alguien lo cobre después. Los propietarios y los gerentes se enteran de la cancelación.
El cargo tardío y los controles de cancelación requieren Starter o superior. No están en Gratis. El cargo tardío sigue apagado hasta que lo activa. El aviso a la oficina empieza encendido.
El plazo de aviso y el cargo tardío
Abra Ajustes y luego Cargo por cancelación tardía. El interruptor es Cobrar un cargo por cancelación tardía. Sigue apagado hasta que lo activa. Cada ubicación puede tener su propia respuesta. Si deja una ubicación en blanco, sigue a la empresa.
Los números de partida son 24 horas y 50.00, que son $50.00 cuando factura en dólares de Estados Unidos. Cambie Plazo de aviso (horas) y Cargo a lo que de verdad cobra. El plazo puede ir de 1 hora a 336 horas.
El cargo aplica cuando la cancelación tiene menos aviso que ese plazo. Si cancela con exactamente ese aviso, o con más, no hay cargo. La factura de la visita se anula de todos modos. Si cobra el cargo, es una factura aparte titulada Cargo por cancelación tardía.
Cóbrelo o condónelo
Siempre elige una persona. La aplicación nunca cobra el cargo sola, ni en la web ni en el teléfono.
Cuando el cargo aplica, la caja de cancelar ofrece tres opciones:
- Cobrar el importe a la tarjeta guardada.
- Condonar el cargo.
- Cancelar y dejar el cargo en espera.
Quien puede cobrar lo carga o lo condona. Los propietarios, los gerentes y los cotizadores pueden cancelar la visita y dejar el cargo en espera. Los usuarios de solo lectura no pueden cancelar.
Si el cliente no tiene tarjeta guardada, use Cancelar y enviar un enlace de pago. El enlace sale por correo, y por texto cuando los textos están configurados y el cliente aceptó recibirlos.
Un cobro que no pasa deja la visita cancelada y el cargo en espera, para que pueda intentar Cobrar otra vez. Si el cargo quedó registrado en una moneda con la que su empresa ya no factura, condónelo o envíe una factura nueva. La aplicación no cobra ese.
En el teléfono las opciones son las mismas: cobrar la tarjeta, condonar el cargo, o cancelar y dejar el cargo en espera. Sin tarjeta, cancele y envíe un enlace de pago. Un cotizador puede cancelar sin cobrar, y el cargo queda en espera.
El cliente recibe su propio correo. El asunto empieza con el aviso de que su visita de limpieza fue cancelada. El texto dice que la canceló él, que la canceló su empresa, o que la visita fue cancelada, según ¿Quién inició la cancelación? (el cliente, nuestra empresa, o no se sabe). El importe del cargo va en ese correo solo cuando lo cobró en el mismo paso. Un cobro que hace después envía su propio recibo. También sale un texto cuando los recordatorios por texto están activos, los textos están configurados y el cliente puede recibirlos. Ese aviso al cliente sale aunque no haya cargo. Es aparte del aviso a la oficina, más abajo.
Avisar a la oficina
Abra Ajustes y luego Cuando se cancela una visita. Avísame cuando se cancele una visita empieza encendido.
Los propietarios y los gerentes reciben un correo y un aviso en la campana titulado Visita cancelada (o Visitas canceladas cuando se van varias a la vez). En Pro y Business, el mismo interruptor también envía un texto cuando los textos están configurados. La persona asignada a la visita no está en esa lista. El cliente no recibe otro aviso desde este interruptor, y nada de esto se archiva en su conversación.
Cuando cancela una persona, el aviso la nombra. Cuando cancela el sistema, no nombra a nadie.