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Facturas y cobros
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Web y móvil6 min de lecturaActualizado
Cada visita recibe una factura con la numeración de su empresa una semana antes de la visita, con un estado que sigue a sus cobros, y cada cargo, reembolso y pago en efectivo registrado queda en un mismo registro de pago.
Una factura por visita
Las facturas están en Starter y superiores. Cada visita recibe una factura con la numeración de su propia empresa una semana antes de la visita, no cuando entra en el calendario, así que un horario recurrente programado con meses de antelación no llena la lista de facturas de limpiezas lejanas. Una visita programada dentro de esa semana se factura de inmediato. La factura parte de lo que ya se haya cobrado por la visita, incluido el depósito de una cotización, y su estado se mantiene al día con lo que se pague contra ella. Una visita cancelada antes de su semana sin haber recibido pagos no recibe factura. Una visita pagada conserva su factura aunque se cancele. Las facturas que ya existían cuando empezó este plazo no cambian. Búsquelas, fíltrelas y consúltelas todas en un mismo sitio.
Una excepción, elegida por cliente: un cliente con facturación mensual consolidada (normalmente, clientes comerciales) recibe en su lugar una sola factura que cubre las visitas completadas del mes. Las facturas por visita siguen existiendo por debajo, como base del registro de pago; la factura mensual es la que el cliente ve y paga. Consulte Modo de limpieza comercial.
El registro de pago
Los cargos puntuales, los reembolsos parciales y los pagos que usted registró a mano quedan todos en un único registro de pago. Nada se edita en su sitio; una corrección es una fila nueva. Ese registro es lo que determina el estado de cobro de cada visita, y por eso el estado y el dinero no pueden discrepar en silencio.
Cobrar sin tarjeta guardada
- Un enlace de pago para cualquier visita o importe, enviado por correo, o por mensaje a quien lo haya autorizado.
- Efectivo, cheques, transferencias o cualquier método que defina su empresa: la lista es suya. Esto no necesita cuenta de Stripe.
- Reembolsos, incluidos los de pagos registrados a mano.
En Gratis cobra un trabajo a la vez: el enlace de pago es por el saldo completo de un trabajo que reservó, y los pagos se registran en una cotización aceptada o en un trabajo reservado. Con un trabajo reservado o terminado, la tarjeta Pagos de la cotización muestra lo pagado antes de reservar como dinero para el trabajo. Vea Programar una visita.
El dinero en una cotización también mantiene los registros en su lugar. Un cliente que aún debe dinero en una cotización completada no se puede eliminar: registre su pago primero. Una cotización no se puede eliminar mientras tenga dinero sin reembolsar: reembólselo primero.
El portal del cliente
El portal del cliente está en Starter y superiores. Genere un enlace de portal privado desde la ficha de un cliente y tendrá:
- Sus próximas visitas, con botones de confirmación
- Su historial de pagos y sus recibos
- La tarjeta guardada, que puede actualizar sin llamar a la oficina
- Reservar otra visita: horas libres para elegir, al precio de su última visita
Una reserva hecha ahí es una petición. Llega a su agenda sin confirmar, sin nadie asignado, y suena la campana, envía un correo a la oficina y queda registrada en la conversación del propio cliente, para que se vea, no se descubra. Usted la confirma y le asigna equipo; ningún enlace envía a nadie. Las horas que se ofrecen son aquellas en las que su sucursal está libre de verdad, del mismo motor que sugiere huecos en su formulario de reserva, y el precio se copia de la última visita del cliente para que la página no pueda anunciar una cifra y cobrar otra.
A quien no tiene ninguna visita previa se le ofrece el formulario de mensaje: no hay nada que copiar, y la página no va a inventarse una duración ni anunciar un precio que nadie acordó.
Perseguir lo que se debe
El informe de Dinero por cobrar lista cada factura abierta por cliente con su estado y cuánto lleva esperando, para que nada pendiente se esconda al fondo de una bandeja de entrada. Está incluido en todos los planes de pago. Consulte El panel y los informes.
Los pagos fallidos aparecen en la lista de requiere atención del panel en lugar de esperar a que alguien los note.
Buscar y administrar facturas en la web
Abra Facturas. Empieza en Facturas por visita; Próximas muestra visitas posteriores. Busque por número, cliente o dirección; filtre por estado y use fechas y ordenación cuando lo necesite. Las flechas permiten llegar a las facturas antiguas. Detalles muestra fechas, líneas, totales, saldo e historial de pagos. Un abono muestra importes de crédito con signo; un documento anulado conserva su historial y no tiene dinero pendiente de cobrar ni devolver.
La página tiene pestañas. Facturas por visita muestra las visitas hasta el final de esta semana (de lunes a domingo, en la zona horaria de la ubicación), la más reciente primero, junto con las facturas creadas a mano. Próximas lista las visitas posteriores a esta semana, la más cercana primero; si no hay ninguna, muestra No hay facturas próximas y "Aquí aparecen las facturas de las limpiezas posteriores a esta semana." Facturas mensuales aparece cuando su empresa hace trabajo comercial o tiene facturas mensuales. El formulario para crear una factura a mano se abre solo en Facturas por visita.
Con permiso para escribir pagos, puede crear una factura manual por líneas, enviar una factura apta, registrar un pago o cobrar una tarjeta guardada cuando se ofrezca. Los abonos y la anulación respetan las condiciones del documento. Un abono registra un crédito; por sí solo no devuelve dinero. Reembolse el pago apto por separado. Descargar PDF es una acción de la web.
Para enviar varias facturas, seleccione las filas aptas de la página actual, revise la selección y confirme. Lea el resultado de cada factura: las rechazadas o no entregadas no cuentan como enviadas. Enviar correo no cobra la tarjeta. Para un cliente comercial con facturación consolidada, la vista mensual muestra visitas, trabajo extra autorizado que no está en una visita, y reposiciones facturables. El trabajo extra en una visita es parte del precio de esa visita. Administre el documento mensual en la web.
Consultar facturas en el móvil
La app móvil incluye Ajustes → Facturas y un acceso desde Informes → Dinero recibido. Requiere Starter o superior y permiso para leer pagos; el rol de personal de limpieza no tiene este acceso.
- Elija Hasta esta semana o Próximas, que lista las visitas posteriores a esta semana, la más cercana primero. Busque, elija un estado y use las flechas para recorrer la lista: hacia atrás en Hasta esta semana y hacia adelante en Próximas.
- Abra una factura para leer fechas, líneas, totales del servidor, saldo e historial. Volver conserva búsqueda, estado y página.
- Con permiso para escribir pagos, use Enviar factura por correo y confirme Enviar factura. Un destinatario opcional solo afecta a ese correo; no cambia los datos del cliente.
Un error de lectura ofrece Reintentar. Un fallo de entrega no es un envío correcto. Si se desconoce el resultado, consulte el historial de mensajes del cliente antes de volver a enviar. La app evita otro envío mientras el resultado está pendiente en la sesión actual. Reiniciarla no prueba que el primer envío haya fallado.
El historial de pagos de la factura nativa es de solo lectura. Esta pantalla no crea ni edita facturas, anula documentos, crea abonos, administra facturas mensuales, envía correos en lote, descarga PDF ni cobra o reembolsa. Use la web para administrar facturas y el panel de cobros del presupuesto o la visita para los pagos móviles admitidos. Consulte Propinas, comisiones y reembolsos.
El portal del cliente es una página de navegador; administrar sus enlaces sigue siendo una tarea de la web.