Margen mínimo y aprobación de descuentos

Un descuento gana el trabajo hasta que le hace perder dinero en él. El margen mínimo compara cada descuento con lo que le cuesta el trabajo, línea por línea, antes de que el presupuesto salga. Cada descuento que baja del mínimo queda registrado: quién lo pidió, quién decidió, el motivo, los importes y el margen más bajo.

Forma parte de los planes Pro y Business. Los clientes nunca ven nada de esto: los costos y los márgenes no aparecen en la página del presupuesto, en el PDF ni en el enlace que usted envía.

Qué es el margen de una línea

El margen de una línea es lo que queda de su precio después del descuento y de su costo, como parte del precio con descuento. El costo sale del costo de cada tarea de su biblioteca:

• Tarifa por hora con cargas: lo que le cuesta una hora de trabajo, con las cargas de nómina incluidas. Si la deja en blanco, la tarea usa la tarifa predeterminada de la empresa.
• Materiales: lo que gasta una habitación de esta tarea, por visita.
• Traslado: el desplazamiento, por habitación y por visita.

Las horas de trabajo salen de los minutos de la propia línea del presupuesto. Los cargos no tienen costo. Una línea sin costo no tiene margen y nunca queda por debajo del mínimo.

En la web, ponga el costo en Configuración › Plantillas › Servicios. Abra una tarea y complete Costo (solo personal); los propietarios y gerentes ven estos campos. En el teléfono, en las versiones de la app que lo incluyen, abra Ajustes › Habitaciones y tareas › Tareas y edite una tarea: los campos son Costo por hora, Materiales por habitación y Viaje por habitación. Consulte Su biblioteca de habitaciones y tareas.

Configurar el margen mínimo

Solo el propietario cambia el mínimo.

En la web, abra Configuración › Pago del equipo y busque la tarjeta Margen mínimo:

1. Mínimo (%): el margen más bajo que un descuento puede dejar en cualquier línea. Es 15% salvo que usted lo cambie.
2. Por debajo del mínimo: lo que pasa cuando un descuento baja de él.
   • Requiere la aprobación de un dueño o gerente, con un motivo (la opción predeterminada).
   • Rechazar el descuento.
   • Solo mostrar márgenes: se muestran los márgenes y nunca se rechaza nada.
3. Tarifa por hora con cargas (predeterminada): el costo del trabajo para las tareas sin tarifa propia. Abrir la biblioteca de tareas lo lleva a las tareas.
4. Seleccione Guardar margen mínimo.

En un plan inferior a Pro, la tarjeta indica que el margen mínimo es parte del plan Pro.

En el teléfono, en las versiones de la app que lo incluyen, abra Ajustes › Margen mínimo. Ahí están las mismas opciones, como Margen mínimo (%) y Por debajo del mínimo (Requerir aprobación, Bloquear descuento o Desactivado). Costo por hora predeterminado (moneda de la empresa) solo aparece para quien puede ver los importes de costo. Seleccione Guardar margen mínimo.

Márgenes por línea en un presupuesto

En la web, vaya al paso Enviar del presupuesto y abra Ajustes de precio y verificaciones. El panel Márgenes por línea muestra la Línea, el Precio, el Descuento, el Costo y el Margen de cada línea después del descuento que está escribiendo, y marca las líneas bajo el mínimo. El panel dice: «Solo lo ve el personal; nunca aparece en la cotización del cliente.» La vista previa usa el presupuesto tal como se guardó por última vez, así que una habitación que acaba de cambiar cuenta después del siguiente guardado automático.

En el teléfono, en las versiones de la app que lo incluyen, la pantalla Precio y notas del presupuesto tiene una tarjeta Márgenes por línea. Escriba el descuento y toque Comprobar este descuento.

Los propietarios y gerentes ven los importes de Costo. Los cotizadores ven los márgenes, pero no los costos.

Cuando un descuento baja del mínimo

Lo que pasa depende de la opción Por debajo del mínimo y de quién escribe el descuento.

• Rechazar el descuento. El presupuesto muestra Este descuento es demasiado alto y le pide reducir el descuento antes de poder guardarlo. Un descuento menor se guarda con normalidad.
• Requiere aprobación, y usted es propietario o gerente. En Por debajo del margen mínimo, escriba un Motivo y seleccione Aplicar descuento. El descuento queda en el presupuesto, y el registro lo anota a usted como quien lo pidió y como quien lo aprobó.
• Requiere aprobación, y usted es cotizador. Escriba un Motivo y seleccione Pedir aprobación. El presupuesto muestra «Solicitud enviada. El descuento se aplica cuando se apruebe.» Mientras tanto dice «Su solicitud está esperando a un dueño o gerente.» En el teléfono, el resto de sus cambios se guardan enseguida; solo el descuento espera.
• Solo mostrar márgenes. Se muestran los márgenes y el descuento se guarda.

Aprobar o rechazar una solicitud

Los propietarios y gerentes deciden las solicitudes.

En la web, abra la página Descuentos bajo el mínimo. No está en la barra lateral: ábrala con el botón Descuentos bajo el mínimo de la tarjeta Margen mínimo, o con Ver solicitudes en el panel Márgenes por línea de un presupuesto. Esperando su decisión reúne las solicitudes por decidir, y Sus solicitudes, las que usted envió. Añada una Nota (opcional) y seleccione Aprobar y aplicar o Rechazar. Al aprobar, el descuento queda en el presupuesto. Decisiones recientes guarda lo que se decidió.

En el teléfono, en las versiones de la app que lo incluyen, abra la pestaña Cotizaciones y toque Aprobación de descuentos en la barra superior. Una insignia muestra cuántas solicitudes esperan. En Esperando aprobación, toque Aprobar o Rechazar, con una nota opcional.

El informe por vendedor

La página Descuentos bajo el mínimo tiene un informe Por vendedor de los últimos 90 días: solicitudes, aprobadas, rechazadas, las que siguen en espera, el descuento otorgado y el margen más bajo promedio. La pantalla Aprobación de descuentos del teléfono también tiene un informe por vendedor. Lo ven los propietarios y gerentes. Es una forma rápida de ver quién da los descuentos más altos y cuántas veces se aprueban.

Qué se comprueba y qué no

• Solo se comprueba un descuento que se hace mayor. Un descuento nuevo, o uno más alto, que deja una línea con costo por debajo del mínimo pasa por el control. Bajar un descuento, quitarlo o volver a enviar el presupuesto nunca se rechaza.
• Editar las habitaciones de un presupuesto que ya tiene un descuento aprobado no es un cambio de descuento, así que no se vuelve a pedir aprobación.
• Los descuentos de un precio para cada horario se comprueban igual. Una solicitud en espera cubre solo el descuento del presupuesto.
• Las líneas sin costo no tienen margen, así que nunca bloquean un descuento.
• Duplicar un presupuesto conserva un descuento aprobado, o copia el presupuesto sin él.
• No hay códigos promocionales para clientes. Cada descuento lo escribió su equipo.

Quién puede aprobar y quién puede ver los costos depende de los roles descritos en Equipo, roles y permisos.