Documentos privados del personal

Reunir los documentos de una persona nueva suele significar fotos en un hilo de mensajes. Documentos privados ofrece a cada persona una carpeta privada en su lugar. Está incluido en Pro y Business.

Cada documento pertenece a un integrante del equipo: la persona a la que se refiere. Los documentos subidos antes de que existieran las carpetas pertenecen a la persona que los subió.

Subir un documento

Subir, editar y eliminar requiere permiso de escritura en Personal. Los usuarios de solo lectura pueden ver sus propios documentos, pero no cambiarlos.

Abra Personal y seleccione Mis documentos. Los propietarios y gerentes ven el enlace Documentos del personal.
Los propietarios y gerentes eligen el Integrante del equipo al que se refiere el documento. Puede elegir a cualquier integrante activo de la ubicación. Las demás personas archivan documentos sobre sí mismas.
Elija el Tipo de documento: W-9, Identificación, Certificación u Otro.
Si lo desea, complete Título (opcional), por ejemplo OSHA 10, y Fecha de vencimiento (opcional).
Elija el archivo o la foto. Se aceptan archivos PDF, JPEG, PNG y WebP de hasta 10 MB.
Seleccione Subir documento y espere el mensaje Documento guardado.

La carpeta agrupa los archivos por tipo. La lista indica qué hay en archivo, si faltan W-9 o identificaciones, y qué documentos vencieron o vencen pronto. Estas etiquetas describen los archivos registrados; no certifican su contenido.

Revisar el equipo (propietarios y gerentes)

Documentos del personal se abre en la Lista del equipo: "Elija a una persona para ver, agregar o corregir sus documentos." Para cada persona se muestra:

W-9 e Identificación: en archivo o falta.
Certificaciones: cuántas hay en archivo.
Vencido y Vence pronto (en los próximos 30 días), cuando algún documento tiene una fecha de vencimiento ya pasada o cercana.

Seleccione Ver documentos para abrir la carpeta de una persona. Sus documentos se agrupan en W-9, Identificación, Certificaciones y Otros documentos, y el formulario de subida archiva para esa persona. Seleccione Todo el equipo para volver a la lista. Debajo de la lista, Agregados recientemente muestra los documentos más nuevos de toda la ubicación.

Corregir o eliminar un documento

Seleccione Editar en un documento para cambiar su Tipo de documento, su título o su fecha de vencimiento, y luego seleccione Guardar. Los propietarios y gerentes también pueden elegir otro Integrante del equipo para volver a archivar un documento que se asignó a la persona equivocada.

Seleccione Eliminar para borrar un documento. La app pregunta "¿Eliminar este documento?" y advierte que el archivo se elimina para todas las personas que pueden verlo. No se puede deshacer.

Los propietarios y gerentes pueden editar o eliminar cualquier documento de la ubicación. Las demás personas solo pueden editar o eliminar los documentos que ellas mismas subieron sobre sí mismas, no los que un gerente archivó para ellas.

Quién puede verlo

Los integrantes del equipo ven Sus documentos, agrupados por tipo: todo lo que se refiere a ellos en la ubicación, sin importar quién lo subió. Solo la persona y los propietarios y gerentes de su ubicación pueden abrir sus documentos. Los demás integrantes del equipo no pueden verlos. Los propietarios y gerentes ven los documentos de todas las personas de la ubicación en la que están trabajando.

Para abrir un documento, seleccione Descargar.

Subir un W-9 no lo marca como recibido. El propietario lo sigue registrando por separado en Configuración, dentro de Pago del equipo.

Conviene saber

Necesita conexión a internet. Si no se puede confirmar una subida, seleccione Reintentar subida. Se envía el mismo archivo, así que no tendrá dos copias. Mantenga la página abierta: el archivo seleccionado y el reintento pendiente no se conservan al cerrarla o recargarla.
Subir, editar o eliminar un documento no envía avisos a nadie.
Los documentos de una persona que dejó el equipo se quedan en su carpeta, identificada como Exintegrante del equipo, para que pueda seguir descargándolos, volver a archivarlos o eliminarlos.

Consulte también Comunicación del personal.

En la app nativa

Las versiones nativas con Personal también incluyen este flujo, con la lista del equipo, el archivo para un integrante del equipo, la edición y la eliminación. Abra Personal para permisos de ausencia, documentos y preferencias de avisos; Ofertas de visitas también está disponible desde Ajustes o el menú del Equipo. Se aplican los mismos requisitos de Pro o Business, ubicación y rol. Estas acciones necesitan conexión; conserve abierto el borrador pendiente y use el reintento que ofrezca si se desconoce el resultado.

Consulte Disponibilidad de la versión nativa.