Su propio buzón y calendario

Enviar como usted, no como no-reply

Conecte Gmail, Microsoft 365 o iCloud Mail y los presupuestos, recordatorios y facturas saldrán de su propia dirección. La respuesta del cliente se le envía a la bandeja que ya mira y, en un plan con la bandeja de clientes, además queda archivada en la conversación compartida, para que la oficina no sea la última en enterarse. Consulte La bandeja de clientes.

Entrar, enviar y la disponibilidad son tres cosas distintas

Este es el detalle que conviene entender antes de conectar nada.

• Entrar con una cuenta de Google pide únicamente saber quién es usted.
• Conectar Gmail pide permiso para enviar correo como usted, y solo entonces, cuando lo activa.
• Un calendario conectado es una tercera cosa aparte.

Nunca se le muestra un muro de permisos por una función que no ha pedido, y nada obliga a que una sola cuenta haga los tres papeles. Entre con la cuenta de Google que le dio la empresa, envíe desde la dirección de iCloud que sus clientes conocen de siempre, y saque la disponibilidad de un calendario de Outlook.

Su calendario decide cuándo está libre

Conecte Google, Outlook o iCloud y elija qué calendarios bloquean reservas. Los nuevos empiezan con bloqueo y visualización desactivados. El propietario también debe habilitar el bloqueo por calendarios externos para la empresa. Con ambos activados, los eventos ocupados cuentan en la disponibilidad. Añadir las visitas asignadas a un calendario es otra opción independiente.

Un calendario personal puede bloquear reservas sin mostrarle a nadie lo que contiene: la oficina ve «ocupado de 14:00 a 15:00» y nunca el título. Ese es el comportamiento por defecto, por calendario. Y usted elige en qué calendario aterriza el trabajo asignado; mueva una visita o pásesela a otra persona y los calendarios van detrás, incluido quitarla del de quien ya no va.

El cuadro completo está en Calendarios y suscripciones y Equipos y disponibilidad.

Nunca bloquea el trabajo

Las conexiones fallan; el trabajo no se detiene.

• Si un buzón deja de responder, el mensaje sale igualmente desde la dirección de la empresa. A dónde regresa la respuesta se decide aparte de qué buzón la envió, así que el respaldo no deja varada la respuesta de un cliente.
• Si Google, Outlook o Apple Calendar dejan de responder, se avisa a la oficina y el día sigue.

Un hilo por cliente

Correos, mensajes y respuestas aparecen como una única conversación en la ficha del cliente, con lo más reciente arriba, para que nadie envíe dos veces el mismo recordatorio por estar mirando la lista equivocada.

La respuesta de un cliente a cualquier cosa enviada por usted regresa a ese hilo en lugar de al buzón de quien presionó enviar, y además se le sigue reenviando por correo, así que nada de lo que antes llegaba deja de llegar. Consulte La bandeja de clientes.