Llamadas y mensajes de voz

Sus clientes llaman al número que conocen. Con las llamadas configuradas, una llamada a su número del negocio hace sonar su celular o la línea de la oficina, y una llamada que nadie contesta pasa al buzón de voz. El mensaje de voz llega a la conversación del cliente en la bandeja de clientes, con la grabación, lo que dijo por escrito y una respuesta sugerida.

Las llamadas forman parte de los planes Pro y Business. Entran por el número de Número emisor en su configuración de Twilio, así que conecte primero su cuenta de Twilio. Consulte Mensajes de texto y consentimiento.

Configure el desvío de llamadas y el buzón de voz

Abra Configuración y vaya a Mensajes de texto y llamadas. En Llamadas y mensajes de voz:

1. Desviar llamadas a: su celular o la línea de la oficina. Déjelo vacío para enviar todas las llamadas directamente al buzón de voz. No puede ser ninguno de sus propios números: su número de llamadas o su propio número de Twilio. La llamada solo volvería a entrar en BlastoClean en lugar de sonarle a una persona, así que al guardar se le pide que escriba otro teléfono.
2. Tiempo de timbre: cuánto tiempo suena ese teléfono antes de que la llamada pase al buzón de voz, de 15 a 40 segundos. El valor predeterminado es
3. Saludo del buzón de voz: escriba un saludo para que se lea en voz alta o suba una grabación propia (un archivo MP3 o WAV de hasta 5 MB). Deje el cuadro vacío para usar el saludo estándar: "Lamentamos no poder atender su llamada. Por favor, deje un mensaje después del tono". Subir o quitar una grabación conserva sus otros cambios en el formulario y no activa las llamadas por sí solo: para eso pulse Guardar configuración de llamadas.
4. Transcribir los mensajes de voz: activado de forma predeterminada. Cada mensaje de voz se convierte en texto para que pueda leerlo.
5. Grabar las llamadas contestadas: desactivado de forma predeterminada. Lea "Grabación y consentimiento" más abajo antes de activarlo.

Pulse Guardar configuración de llamadas.

Al guardar, su propio número de Twilio queda listo para recibir llamadas, así que no tiene nada que pegar. La tarjeta muestra las dos direcciones que usa, solo como referencia. Si BlastoClean no puede configurar el número, al guardar se le indica: su configuración se conserva y el número recibe llamadas en cuanto un nuevo guardado lo configure.

Llamadas en su número de Twilio

• Las llamadas entran por el número de Número emisor.
• El número debe poder recibir llamadas de voz. Si Twilio indica que no puede, al guardar se le pide que elija en Twilio un número con voz.
• Si desactiva su cuenta de Twilio en Configuración, dejan de entrar llamadas nuevas. Una llamada que ya está en curso termina igual, y su mensaje de voz se guarda.
• Al desconectar la cuenta, el número queda libre, así que otra empresa de BlastoClean que conecte la misma cuenta puede recibir llamadas en él.
• Si desconecta la cuenta o las llamadas pasan a otro número, BlastoClean quita su dirección del número anterior en Twilio, pero solo si ese número todavía envía sus llamadas a BlastoClean.
• Si desconecta su cuenta de Twilio o conecta otra distinta, BlastoClean elimina sus grabaciones de llamadas de la cuenta anterior. Si algunas no se pueden eliminar, la tarjeta Llamadas y mensajes de voz le indica cuántas debe eliminar en su consola de Twilio. Sigue mostrando la cantidad aunque su plan ya no incluya llamadas.
• Si el número todavía está configurado para recibir llamadas de otra empresa de BlastoClean, al guardar se le indica y se le pide que contacte con soporte.

Si cambia su Número emisor

Las llamadas siguen al número de Número emisor. Si el número nuevo no se puede usar para llamadas, por ejemplo porque no puede recibirlas, la tarjeta Llamadas y mensajes de voz le indica por qué y qué hacer. Hasta que un guardado configure un número que pueda recibir llamadas, las llamadas siguen sonando en su número anterior.

Lo que escucha quien llama

Quien llama escucha "Gracias por llamar a" y el nombre de su empresa, y empieza a sonar el teléfono que usted eligió. Su teléfono muestra su número del negocio como el de quien llama, así sabe que es una llamada del negocio.

Si nadie contesta antes de que termine el tiempo de timbre, quien llama escucha su saludo y un tono, y puede dejar un mensaje de hasta tres minutos. Si el idioma de su empresa es el español, quien llama escucha español.

Lea y escuche los mensajes de voz

Un mensaje de voz nuevo sube la conversación del cliente al principio de Mensajes y la marca como no leída, con la etiqueta Mensaje de voz en la lista. Aparece como el mensaje más reciente de la conversación, aunque el cliente haya enviado un mensaje de texto mientras lo dejaba. Abra la conversación para ver:

• el mensaje de voz con un reproductor, para escucharlo;
• la transcripción, marcada como Transcripción hecha por IA. Las transcripciones pueden contener errores, así que escuche la grabación cuando importe. Si quien llamó habló en otro idioma, la transcripción lo indica. Use Ocultar transcripción para plegarla;
• cuánto dura el mensaje y el número de quien llamó.

Las mismas entradas aparecen en el historial del cliente, en su página, junto con todas las demás llamadas: contestadas, perdidas o con mensaje de voz, cada una con su hora, su duración y su estado. Las duraciones se muestran en minutos y segundos, como 0:12 o 5:05. Un mensaje de voz muestra cuánto dura el mensaje; cualquier otra llamada muestra cuánto duró la llamada.

Llamadas de números que no conoce

Una llamada de un número que no está en ningún cliente, de un número oculto o de un número que no se puede leer va a Remitentes desconocidos en Mensajes. Asocie la conversación al cliente correcto cuando sepa quién llamó. Hasta entonces el mensaje de voz no ofrece respuesta, porque la conversación no tiene un número al que responder por texto. Si dos clientes comparten un número, la llamada también espera ahí: BlastoClean no adivina cuál de los dos llamó.

Si la llamada fue de un número equivocado o de alguien que no necesita, descártela con Dismiss desde la tarjeta Texts from numbers we do not recognize de la página Clientes, si puede editar clientes (esa tarjeta todavía se muestra en inglés). Le pide confirmación y después la conversación sale de Mensajes y de sus contadores. Una llamada, un mensaje de voz o un texto nuevo de ese número la trae de vuelta. Consulte La bandeja de clientes.

Ayuda de la IA con un mensaje de voz

Cuando un mensaje de voz tiene transcripción, BlastoClean lo trata como un mensaje de texto de ese cliente:

• se clasifica (confirmación, cambio de cita, cancelación o pregunta) con un resumen de una línea en la lista de la bandeja;
• aparece una Respuesta sugerida debajo del mensaje de voz. Pulse Usar esta respuesta para ponerla en el cuadro, edítela y envíela usted mismo por mensaje de texto. No se envía nada por usted;
• si quien llamó pidió cambiar una visita, aparece un cambio de visita sugerido en la conversación para que lo apruebe o lo descarte. El propietario para quien se preparó también recibe el correo para revisarlo. Aprobarlo cambia la visita una sola vez.

Para esto hace falta un propietario que haya aceptado el aviso de IA. Transcribir un mensaje de voz usa un crédito de IA, y la clasificación, la respuesta y el cambio sugerido usan créditos igual que con un mensaje de texto. Consulte Asistentes de IA.

Si algo no funcionó

• Reintentar grabación aparece si todavía no se pudo guardar la grabación. También aparece en una llamada contestada que se grabó, no solo en un mensaje de voz. Reintentar la grabación de una llamada contestada no le pide aceptar el aviso de IA.
• Si el proveedor telefónico no pudo grabar un mensaje de voz, la conversación indica que no se pudo guardar la grabación y ofrece Reintentar grabación. Usted recibe el aviso igual, para que sepa que el cliente intentó dejar un mensaje.
• Reintentar transcripción aparece si la transcripción falló o si no se hizo (por ejemplo, antes de que alguien aceptara el aviso de IA o mientras las transcripciones estaban desactivadas). La grabación se puede reproducir en cualquier caso.
• Un mensaje de voz de menos de dos segundos se conserva como llamada, pero no se transcribe y no se avisa a nadie. Suele ser alguien que colgó.
• Un mensaje de voz sin ninguna voz lo indica.

Quién se entera de un mensaje de voz

Los propietarios y gerentes de la ubicación de ese cliente reciben un correo, "Nuevo mensaje de voz de" y quien llamó, con la transcripción cuando está lista y un enlace a la conversación. El correo solo incluye la transcripción mientras su plan incluya llamadas. Todas las personas que atienden a los clientes lo ven en la campana de notificaciones. La campana indica quién llamó, pero no muestra lo que dijo: abra la conversación para escucharlo y leerlo.

Grabación y consentimiento

• El mensaje de voz es quien llama eligiendo dejar un mensaje después de su saludo y el tono.
• Las llamadas contestadas no se graban salvo que active Grabar las llamadas contestadas. Si lo activa, cada persona que llama escucha primero "Esta llamada puede ser grabada". En algunos estados todas las personas de la llamada deben aceptar que se grabe. Consulte las normas de donde están usted y sus clientes antes de activarlo. Las llamadas contestadas que se graban se pueden escuchar desde la conversación; no se transcriben.
• Una llamada nunca le da permiso para enviar mensajes de texto a ese número. Los mensajes de texto siguen las normas de consentimiento.

En la app nativa

Las versiones nativas con llamadas permiten reproducir grabaciones, mostrar u ocultar transcripciones y reintentar grabaciones o transcripciones fallidas en Mensajes y el historial del cliente. Se aplican los mismos permisos y planes. Hay que vincular una llamada desconocida a un cliente antes de ofrecer respuesta.

Los propietarios pueden abrir Ajustes → Llamadas y mensajes de voz, donde el despliegue ofrezca llamadas, para cambiar desvío, tiempo de timbre, saludo escrito, transcripción y grabación de llamadas contestadas. Suba o quite un saludo grabado en la web. Esto no demuestra que una versión instalada tenga esos controles; consulte Disponibilidad de la versión nativa.

Planes

Las llamadas están en Pro y Business. En Starter y Gratis, la tarjeta de Configuración muestra lo que añade cambiar de plan, y quien llama escucha un mensaje breve de que su empresa no puede atender llamadas en ese número en este momento. No se graba nada.

Si su plan cambia después de que alguien dejó un mensaje de voz, el mensaje se conserva, pero para escucharlo y leer su transcripción se necesita de nuevo Pro.

Sus grabaciones y sus datos

Las grabaciones se guardan con su cuenta de BlastoClean y se borran del proveedor telefónico en cuanto quedan guardadas. Su exportación incluye sus llamadas y las transcripciones de los mensajes de voz. Si elimina su cuenta, se eliminan sus grabaciones, su saludo y las grabaciones de llamadas que Twilio todavía guarde.